banner93


Günümüzde gerek özel sektör gerekse kamu sektörü başta hesap verilebilirlik ve şeffaflık olmak üzere veri ve bunun işlenmesi sonucu ortaya çıkan bilgiye ihtiyaç duyarlar. Diğer taraftan veri, bir kurumun ya da şirketin kurumsal hafızası olduğu için geçmiş dönemlere ait verilerin olması ve bunların sistematik bir şekilde tutulması değerlendirme, analiz yapılabilmesi ve kararlar alınması açısından büyük önem arz eder. Ancak bundan önce ve şimdi genel olarak söylenebilir ki veri tutma işi ne yazık ki bir angarya olarak görülmekte ve günü kurtarma çabalarının bir sonucu olarak bir kenara itilmektedir. Oysaki veri ve bundan üretilen bilgi her şeydir. Çünkü veri ve bilgi kurumun ya da kuruluşların yaptıkları işin göstergesidir, diğer bir ifadeyle sunumudur. Bahsedilenler ışığında konu OSB’ler özelinde ele alınacaktır.
 

OSB’lerin neden veri tutmaları gerekir? 
OSB’lerde veri tutulmasının başlıca amaçları şöyle sıralanabilir:
a) Hesap verilebilirliği artırmak
b) Geçmişi sorgulamak
c) Mevcut durumu değerlendirmek
d) Geleceğe ait projeksiyonlar, diğer bir ifadeyle öngörüler üretmek
e) Analizlere imkan tanımak ve ortaya çıkan sonuçlara göre doğru kararlar almak, diğer bir ifadeyle problemlere doğru teşhis koyarak doğru tedavi yöntemi uygulamak

 

OSB’lerde veri nerde tutulacak?
Veri tutulurken hangi programların kullanıldığı önemli değildir. Önemli olan şey, verinin sistematik tutulmasıdır. Sistematik diyorum çünkü sırf veri tutulsun diye ne varsa ister dijital isterse donanım olarak klasöre ya da arşive atılması anlamına gelmiyor. Bu şekilde oluşturulan verilerin tutulması ya da tutulmaması arasında pek bir fark yoktur. Günümüzde yazılımlarla kayıt yapılabilmesi ve saklanılması çok yaygın ve gelişmiş olduğu için bu yazılımların kullanılması daha iyidir. Bunun nedenleri;
a) Veriye anında ulaşılabilmesi ve dolayısıyla zahmetsiz olmasıdır. Örneğin, 4 GB’lik bir flash diske 100 klasörlük bir veriyi rahatlıkla yükleyebilir ve yanınızda taşıyabilirsiniz. Ancak yanınızda 100 klasörü taşıyamazsınız. Bunun için bir kişiye 5 klasör düştüğü varsayımıyla toplamda 20 çalışana ihtiyaç duyarsınız.
b) Analiz edilmesi her zaman daha kolaydır.
c) Maliyet avantajı vardır.
d) Veri paylaşımı daha kolaydır.

 

OSB’lerde veri sistematik bir şekilde nasıl tutulur?
1) Verilerin öncelikle kolaylık, bilinirlik ve yaygınlık açısından office programları üzerinde tutulması daha avantajlıdır. Programların yaygın olması ve kullanılması verilerin birbiriyle uyumunu da sağlamaktadır.
2) Office programları üzerinde tutulacak veriler işlenecek ya da analize tabi tutulacaksa bilinirlik, uyumluluk ve yaygınlık açılarından excel üzerinde tutulması gerekir. Burada tutulacak veriler excel çalışma kitabının excel sayfasına işlenir. Excel çalışma sayfasına veri işlenirken dikkat edilmesi gereken hususlar vardır. Bunlar;
a) En sol sütunda veriyi tanımlayan sayısal bir kod kullanılması gerekir. Çünkü sayısal bir kod belirlenmezse analizlerde, süzme işlemlerinde, formüllerde her zaman hatayla karşılaşılma riski vardır. Örneğin, en basitinden aynı adı yazarken bile bazen bir space (boşluk bırakma) tuşu kullanarak doğru yazdığımızı sandığımız ifadeyi aslında yanlış yazmış oluruz. Bunun nedeni excelin space tuşu kullanıldığında bunu bir harf ya da karakter kabul etmesinden kaynaklanmaktadır. Bunu en iyi ortadan kaldıran ya da minimize eden uygulama ise sayısal bir kod belirlenmesidir. Örneğin, OSB’ye ait parsel durum tablosu hazırlanmak isteniyorsa ilk olarak en sol sütunda OSB’ye ait sicil numarası yazılması gerekmektedir.
b) Excel hücrelerinde veriyi tanımlama adına belirlenen sütun başlıklarının bulunduğu excel hücrelerinin kesinlikle birleştirilmemesi gerekir. Birden fazla başlık yazılması gerekiyorsa ayrı bir sütun başlığı açılmalıdır.
c) Veriler günlük kaydedildikten sonra aylık, 3 aylık zaman dilimleri halinde gruplandırılmasında yarar vardır. Çünkü TÜİK verileri başta olmak üzere buna göre tutulan diğer kurum ya da kuruluşların verileriyle karşılaştırma imkanı sağlanmış olacaktır.
d) Aynı konuda veriler tutulurken mümkün olduğunca ayrı bir excel çalışma kitabı ya da excel çalışma sayfası oluşturulmamalıdır.
e) Sütun başlıklarında belirlenen ifadeyle altındaki excel hücrelerine yazılacak ifadeler tutarlı olmalıdır; başlık tarihsel bir ifade gerektiriyorken altına metinsel ifadeler ve birden fazla veri girilmemelidir. Örneğin OSB tahsis tarihleri başlıklı bir sütunun altındaki excel hücresine 3 Şubat 2017, üç şubat 2017 gibi veriler girilmemelidir. Hücreye girilmesi gereken veri 03.02.2017 formatında olmalıdır. Eğer birden fazla tarih verisi girilmesi gerekiyorsa birden fazla excel satırı açılması gerekir. 
3) Sistematik veri tutma herkes tarafından yapılabilecek adımlardan oluşur ve maliyeti yüksek donanımlar ve programlar gerektirmez. Gerekli olan tek şey, sistematik ve düzenli aralıklarla veri girişi sağlama alışkanlığı kazanmaktır. Ayrıca sistematik veri tutma, ileri düzey excel uygulaması ve bilgisi gerektirmez.


Yukarıda bahsedilenler bütüncül bir yaklaşımla değerlendirildiğinde sistematik veri tutma günümüzde bütün kurum ya da kuruluşlar için temel gerekliliktir. Bu gereklilik aynı zamanda profesyonel ve vizyoner bir yönetimin parçasıdır.

Avatar
Adınız
Yorum Gönder
Kalan Karakter:
Yorumunuz onaylanmak üzere yöneticiye iletilmiştir.×
Dikkat! Suç teşkil edecek, yasadışı, tehditkar, rahatsız edici, hakaret ve küfür içeren, aşağılayıcı, küçük düşürücü, kaba, müstehcen, ahlaka aykırı, kişilik haklarına zarar verici ya da benzeri niteliklerde içeriklerden doğan her türlü mali, hukuki, cezai, idari sorumluluk içeriği gönderen Üye/Üyeler’e aittir.