18/6/2017 tarihli ve 7033 sayılı Yasa’nın 56’ncı maddesi ile 4562 sayılı Kanun’un 25’inci maddesinin son fıkrasına “OSB’lerde tutulacak defterler ve genel kurul toplantılarında görevlendirilecek Bakanlık temsilcisi konularında OSB mevzuatında hüküm bulunmayan hâllerde 13/1/2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun anonim şirketlere ilişkin hükümleri uygulanır” hükmü eklenmiş, 16 Nisan 2020 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanan değişiklik ile de Organize Sanayi Bölgeleri Uygulama Yönetmeliği’nin 53’üncü maddesine OSB’lerin, pay defteri hariç olmak üzere, 13/1/2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nda anonim şirket için öngörülen defterleri tutacakları yönünde hüküm getirilmiştir.  Akabinde de Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı tarafından Organize Sanayi Bölgelerinin ve Organize Sanayi Bölgeleri Üst Kuruluşunun Defterlerine İlişkin Genelge yürürlüğe konulmuştur. Bütün bu mevzuat çalışmaları uyarınca,

a) Müteşebbis heyet aşamasında olan OSB’ler, yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri, yönetim kurulu karar defteri, müteşebbis heyet toplantı ve müzakere defteri tutmakla;

b) Müteşebbis heyetin görevinin sona erdiği genel kurula geçen OSB’ler ise, yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri, yönetim kurulu karar defteri, genel kurul toplantı ve müzakere defteri tutmakla yükümlü tutulmuştur.

Bu bağlamda, OSB’ler, yukarıda sayılan defterleri tutmak ve defterlerinde ticari işlemleriyle bölgenin iktisadi ve mali durumunu, borç alacak ilişkilerini ve her hesap dönemi içinde elde edilen neticeleri Türk Ticaret Kanunu (TTK)’na göre açıkça görülebilir şekilde ortaya koymak zorundadır. OSB defterleri üçüncü kişi uzmanlara, makul bir süre içerisinde yapacakları incelemede bölgenin ve üst kuruluşun faaliyetleri ve finansal durumu hakkında fikir verebilecek şekilde tutulur. Bölge faaliyetlerinin oluşumu ve gelişmesi defterlerden izlenebilmelidir. Yine, bölgenin muhasebesi ile ilgili olarak defterlere yapılacak kayıtlarda, Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliğlerinde yer alan usul ve esaslara uyulur.

OSB’lerde defter tutma yükümü ile bağlantılı yükümlülüklerden birisi ise tutulması zorunlu olan bu defterler ile defterlere yapılan dayandığı belgelerin ve yine Kanunun zorunlu tuttuğu diğer birtakım evrakın belirli bir süreyle saklanmasıdır. Anılan yükümlülüğe uyulmaması yüklü miktarda adlî ve idarî para cezalarının uygulanmasını gerektirmektedir. Ancak, büyük bir kısmı Vergi Usul Kanunu’nda da yer alan bu defterler ile belgeler için her iki Kanunda farklı saklama sürelerinin öngörülmüş olması, anılan yükümlülüğün ifasında zaman zaman tereddütlere ve hatalı uygulamalara sebep olabilmektedir.  Bu çalışmada, OSB’ler tarafından saklanması zorunlu olan defterler ve belgeler ile saklama yükümlülüğüne uyulmaması halinde uygulanacak olan cezalar ele alınmaktadır.

1. OSB’ler Tarafından Saklanması Zorunlu Olan Defterler ve Belgeler

Defterlerin ve belgelerin saklanması hususu, TTK’nın 82’nci maddesinde düzenlenmiştir. 4562 sayılı Kanunun 25/son fıkrası ile yapılan yollama uyarınca, OSB’ler;

1) Tutmakla yükümlü oldukları defterlerini, yani;

a) Yevmiye defterini,

b) Envanter defterini,

c) Defteri kebiri,

ç) Yönetim kurulu karar defterini,

d) Genel kurul toplantı ve müzakere defterini,

 

2) Envanterlerini, açılış bilânçolarını, varsa ara bilânçolarını, finansal tablolarını (bilanço, gelir-gider veya kar/zarar hesabı, vs.), faaliyet raporlarını ve bu belgelerin anlaşılabilirliğini kolaylaştıracak çalışma talimatları ile diğer organizasyon belgelerini;

3) Alınan ticarî mektupları;

4) Gönderilen ticarî mektupların suretlerini;

5) Defterlere yapılan kayıtların dayandığı belgeleri,

sınıflandırılmış bir şekilde on yıl saklamak zorundadırlar. Ticarî mektuplardan kasıt, OSB ile ilgili bir ticarî işe ilişkin tüm yazışmalardır.

2. Saklama Süresinin Başlangıç Tarihi

On yıllık saklama süresi, defterlere son kaydın yapıldığı, envanterin çıkarıldığı, yılsonu finansal tablolarının hazırlandığı, ticarî yazışmaların yapıldığı veya muhasebe belgelerinin oluştuğu takvim yılının bitişiyle başlar.

3. Defterlerin ve Belgelerin Elektronik Ortamda Saklanması

Buraya kadar yapılan açıklamalar fiziki ortamda tutulan defter ve belgeler içindir. TTK, defter ve belgelerin elektronik ortamda tutulmasına ve saklanmasına da izin vermektedir. Elektronik ortamda tutulacak defterlere 13/12/2011 tarihli ve 28141 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan 1 Sıra Numaralı Elektronik Defter Genel Tebliği (EDGT) hükümleri uygulanmaktadır. EDGT’ye göre, defterlerin elektronik ortamda oluşturulması, kaydedilmesi, muhafazası ve ibrazı için tüzel kişi mükellef olan OSB’lerin 397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği çerçevesinde Mali Mühür temin etmiş olmaları ve elektronik defter tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında kullanılacak yazılımın uyumluluk onayı almış bir yazılım olması gerekmektedir. Ancak, belirtmeliyiz ki, EDGT’ye göre, www.edefter.gov.tr adresinde duyurulan defterler elektronik ortamda tutulabilmektedir ve halihazırda sadece yevmiye defteri ile büyük defterin (defteri kebir) elektronik defter kapsamında tutulması mümkündür.

Belgelerin elektronik ortamda saklanması noktasında ise, TTK, açılış ve ara bilânçoları ile finansal tabloların görüntü ve veri taşıyıcılarla saklanmasına izin vermemiştir. Ancak, “envanterlerin, yıllık faaliyet raporlarının ve bu belgelerin anlaşılabilirliğini kolaylaştıracak çalışma talimatları ile diğer organizasyon belgelerinin, alınan ve gönderilen ticarî mektupların, ticari defterlerdeki kayıtların dayandığı belgelerin -Türkiye Muhasebe Standartlarına da uygun olmak kaydıyla- görüntü veya veri taşıyıcılarda saklanması mümkündür. Anılan belgelerin görüntü veya veri taşıyıcılarda saklanabilmesi için;

a) Okunur hâle getirildiklerinde, alınmış bulunan ticarî mektuplar ve defter dayanaklarıyla görsel ve diğer belgelerle içerik olarak örtüşmeleri;

b) Saklama süresi boyunca kayıtlara her an ulaşılabilmesi ve uygun bir süre içinde kayıtların okunabilir hâle getirilebilmesi

gerekmektedir. Yoksa, bu şartlar sağlanmadan, söz konusu belgeler dahi görüntü veya veri taşıyıcılarda saklanamayacaktır.

4. Defter ve Belgeleri Saklama Yükümüne Aykırılık Halinde Uygulanacak Para Cezaları

Defter ve belgeleri saklama yükümüne bu şekilde değindikten sonra, saklama yükümüne uyulmaması halinde gündeme gelecek adli ve idari para cezalarına geçebiliriz. TTK’nın 562’nci maddesinin beşinci fıkrasına göre, defterlerin Kanuna uygun saklanmaması halinde 300 günden az olmamak üzere adlî para cezası uygulanacaktır. Bir başka deyişle, OSB defterlerinin on yıl boyunca saklanmaması halinde, sorumlularına 6.000 TL’den 73.000 TL’ye kadar adlî para cezası verilir.

Defterlerdeki kayıtların dayanağı olan belgelerin saklanması noktasında ise, TTK’nın 64’üncü maddesinin ikinci fıkrasında “işletmeyle ilgili olarak gönderilmiş bulunan her türlü belgenin, fotokopi, karbonlu kopya, mikrofiş, bilgisayar kaydı veya benzer şekildeki bir kopyasının, yazılı, görsel veya elektronik ortamda saklanması” yükümlülüğü düzenlenmiş ve bu yükümlülüğe uymayanlara verilecek ceza Kanunun 562’nci maddesinin birinci fıkrasının (b) bendinde düzenlenmiştir. Anılan düzenlemeye göre, OSB ile ilgili olarak gönderilmiş bulunan her türlü belgenin, fotokopi, karbonlu kopya, mikrofiş, bilgisayar kaydı veya benzer şekildeki bir kopyasını, yazılı, görsel veya elektronik ortamda sağlamayan OSB’lere 2020 yılı için 9.387 TL idarî para cezası verilir.

Sonuç ve Öneriler

Çalışmamızı son olarak bir hatırlatmada bulunarak tamamlayalım: 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’na göre defter tutmak mecburiyetinde olanlar, tuttukları defterlerle VUK’un üçüncü kısımda yazılı vesikaları, ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza etmeye mecburdurlar. Yani, Vergi Usul Kanunu uyarınca defter ve belgeleri saklama süresi beş yılla sınırlandırılmıştır. Oysa, TTK’da bu süre on yıl olarak belirlenmiştir. Bu nedenle, OSB yönetim kurullarının Vergi Usul Kanunu’nda belirtilen beş yıllık süre dolsa dahi, OSB’nin defter ve belgelerini on yıl boyunca saklamaya, bölgenin defterlerinin ve belgelerinin zayi olması halinde ise yasal süreler içerisinde zayi belgesi talebinde bulunmaya özen göstermeleri menfaatlerine olacaktır.

 

Avatar
Adınız
Yorum Gönder
Kalan Karakter:
Yorumunuz onaylanmak üzere yöneticiye iletilmiştir.×
Dikkat! Suç teşkil edecek, yasadışı, tehditkar, rahatsız edici, hakaret ve küfür içeren, aşağılayıcı, küçük düşürücü, kaba, müstehcen, ahlaka aykırı, kişilik haklarına zarar verici ya da benzeri niteliklerde içeriklerden doğan her türlü mali, hukuki, cezai, idari sorumluluk içeriği gönderen Üye/Üyeler’e aittir.